5 գործնական խորհուրդ ՝ կորոնավիրուսի ժամանակ նոր հեռավոր թիմերի կառավարման համար

Լուսանկարը wocintechchat / Flickr- ի հետ

Անցյալ տարի WhereBy.Us- ում մեր թիմերն անցան լիովին հեռու: Մեր թիմն արդեն բաժանվել էր ԱՄՆ-ում, և մենք որոշեցինք դա ձևակերպել որպես գործառնական եղանակ, որպեսզի ապահովենք, որ տարբեր քաղաքներում մենակ աշխատող «մենակ» աշխատողները ունեն նույն սովորություններն ու հասանելիությունը, որքան նրանք, ովքեր հավաքում էին IRL: Այն նաև փրկեց մեզ կանխիկ դրամը, ցանկացած նորաստեղծ կյանքի կենդանի արյուն:

Իսկապես հեռավոր մշակույթ կառուցելը ժամանակ է պահանջում: Մենք դեռ չենք տիրապետել դրան, և, հավանաբար, երբեք չենք էլ հասցնի: Անձնակազմի յուրաքանչյուր փոփոխություն և գործունեության յուրաքանչյուր փոփոխություն նույնպես մշակույթի փոփոխություն է: Ընկերության մշակույթը անընդհատ զարգանում է, մենեջերների հետ միասին կամ առանց մեզ, և այդ փոփոխություններին ներգրավված մնալը մեր ամենամեծ առաջնորդական պարտականություններից է:

Trueիշտ է, որ IRL- ն աշխատելը առավելություններ ունի: Հավաքված թիմերն ավելի շատ «ստեղծագործական բախումներ» ունեն միջանցքի ճառագայթների կամ սուրճի արագ ընդմիջումների միջոցով: Դուք կարող եք հանդուրժել փաստաթղթերի վերաբերյալ ավելի քիչ կարգապահությունը, քանի որ մերձակայքում կա մեկը, ով կարող է օգնել անծանոթ գործիքի կամ ընթացքի միջոցով և դեմ առ դեմ ընդհատում ավելի քիչ խանգարող է զգում մեզ համար ոչ ռոբոտների համար: Հրատապ խնդիրները լուծվում են ավելի արագ: Ոչ հրատապ խնդիրները ավելի հրատապ են մնում ավելի երկար:

Բայց մենեջերների համար ֆիզիկական տարածության մեջ միասին աշխատելը նշանակում է, որ այն, ինչ իրականում տեղի է ունենում ձեր ընկերությունում, կարող է ավելի քիչ ակնհայտ լինել: Բացերը ավելի հեշտությամբ մաքրվում են տեսադաշտից: Աշխատանքի և մշակույթի վրա աշխատանքը ավելի քիչ ջանք է գործադրում: Հեռակա աշխատանքը, իր բոլոր մարտահրավերների համար, կարող է ձեզ և ձեր ընկերությանը ստիպել դառնալ ավելի կանխամտածված, ավելի մտածված և ավելի դիմացկուն փոփոխությունների մարտահրավերներին:

Հատկապես դժվար խնդիր է ընկալումը հեռակա աշխատանքի տակ ընկնելուց և առողջապահական գլոբալ ճգնաժամի ընթացքում: Անցած շաբաթվա ընթացքում մոտավորապես մեկ շաբաթվա ընթացքում իմ DM- ները և էլեկտրոնային փոստերը լցված էին օգնության խնդրանքով, ովքեր պետք է արագորեն բարձրացնեն իրենց թիմի ՝ միասին աշխատելու ամբողջ եղանակը ՝ պաշտպանելու իրենց մարդկանց անվտանգությունն ու առողջությունը: Ահա որոշ գործնական սովորություններ, որոնք մենք իմացանք, որ ձեր ընկերությունը կարող է արագ հարմարվել `խանգարումը մեղմելու համար:

1. Սկսեք ձեր օրացույցներից:

Հեռավոր թիմի ծանր օրացույցին սովոր լինելը մեծ ճշգրտում է, բայց դա շատ կարևոր է: Հեռավոր թիմերը պետք է գիտակցաբար ծրագրեն հաղորդակցություն, որն իրական կյանքում հեշտությամբ կազմակերպվում է ժամանակավոր: Եվ ձեզ հարկավոր է շատ ավելի մեծ տեսանելիություն այն ժամանակ, երբ ձեր թիմակիցները մատչելի են, և երբ դուք ընդհատում եք բոլորի կարևորագույն աշխատանքը `իրականում աշխատելը: Մեր բոլոր հանդիպումները վիդեոկոնֆերանսներ են, և յուրաքանչյուր օրացույցի անցկացում ներառում է մեկ, նույնիսկ եթե թիմերը պատահում են, որ նրանք անձամբ են աշխատում: (Մեկ րոպեից ավելին տեսանյութում): Մեր թիմը աշխատում է շաբաթական սպինտերով, և մեր հանդիպումները նման են.

  • Ամբողջ ձեռքով. Մենք 15 րոպե ժամանակ ենք հատկացնում ընկերությանը կողմնորոշվելու սպրինտին: Մենք վերանայում ենք ճանապարհային քարտեզը և նույնացնում հրատապ արգելափակումները, թարմացնում ընկերությանը այն բոլոր բաների վերաբերյալ, որոնք ղեկավարները որոշել են հանգստյան օրերին և պատասխանում ենք մեր անանուն AMA ձևին ներկայացրած ցանկացած հարցի:
  • Ստանդարտներ. Մեզ պետք է, որ մեր թիմերը ամեն օր ստուգեն իրենց աշխատանքը: Սկսելու համար, հավանաբար, ամենալավն է նախընտրել վիդեոկոնֆերանսի անցկացումը, բայց որոշ թիմեր ամբողջովին ապավինում են Slack- ին, մյուսները ՝ երկուսի համադրությամբ: Ձեր թիմերը գիտեն, թե ինչ են պետք, այնպես որ սկսեք և վստահեք, որ հարմարվեն: Բանն այն է, որ հետևողական ենք ՝ ամենօրյա հաղորդակցություն այն բանի վերաբերյալ, թե ինչ ենք մենք անում, ինչ ենք մենք անում, և թե ինչն է խանգարում մեզ կատարել մեր առաջադրանքի առաջադրանքները:
  • Sprint kickoffs and retros. Կրկին, ավելի լավ է վստահել ձեր թիմերին ՝ որոշելու, թե ինչն է անհրաժեշտ: Հաճախ մեկնարկը պարզապես երկուշաբթի օրն է `ապահովելու համար, որ մենք գիտենք, թե ինչ ենք մենք անում: Թիմային ռետրոները պարտադիր են մեր ընկերությունում, և դրանք ավելի երկար են տևում: Մենք ուզում ենք իմանալ, թե ինչն անցավ լավ, ինչից մենք չգիտենք և ինչի վրա պետք է աշխատենք յուրաքանչյուր սպրինտի վերջում, և մենք ստիպված ենք լինում առանձնահատուկ զրույց մեր թիմի առողջության մասին: Սա համընկնում է թիմերի հետ մեր All-Hands Retro- ի հետ միասին `մեր չափումների փաթեթավորմամբ, մեր իրականացրածով և ավարտված աշխատանքի ցուցադրումներով:
  • 1-ին-1-ը. Սրանք ձեր ղեկավարության ամենակարևոր հանդիպումներն են, և դրանք ամեն շաբաթ պետք է լինեն ձեր գերակայությունը: 1-ը-1-ը ձեր լավագույն հնարավորությունն է `փորելու այն, ինչ տեղի է ունենում ձեր թիմում, և ձեր լավագույն հնարավորությունն է` ապահովելու, որ ձեր մարդիկ առողջ լինեն, աճում և իրենց աշխատանքը նպատակային պահեն թիմի մնացած մասի համար: Սահմանել և վերանայել անհատական ​​նպատակները: Հարցրեք հետևողական հարցեր: Փորձեք լսել երեք կամ չորս անգամ, որքան խոսեք: Նախապես վերանայեք ձեր գրառումները ՝ յուրաքանչյուր անձի աճը և զարգացումը շաբաթ առ շաբաթ հասկանալու համար: Խնդրեք հետադարձ կապ թիմի վերաբերյալ և այն մասին, թե ինչպես կարող եք բարելավել որպես նրանց ղեկավար:

Փորձեք որոշակի ժամանակային բլոկներ `խաչմերուկային աշխատանքի համար: Ձեր ժողովրդին պետք է միասին աշխատեն, և դա անհրաժեշտ է որոշակի ժամանակ, որպեսզի դա տեղի ունենա: Երբ մեկնարկեցինք, մենք սահմանեցինք երկու ժամ տևողությամբ ընկերության ներքին օրացույց, որպեսզի թիմերը ժամանակ հատկացնեին համագործակցելու այնպիսի խնդիրների, ինչպիսիք են հետազոտությունը, աշխատատեղերը, ուղեղային փոթորիկը և քննադատությունը: Խնդրեցինք, որ թիմը տանում է, որ այս հանդիպումները ուրբաթ օրը նշանակվեն հաջորդ սպրինտի համար, իսկ ուրբաթ ուրբաթ չօգտագործված ժամկետն ավարտվեց, ազատ ժամանակ նախատեսվում էր ավարտել:

2. Տեսանյութը լռելյայն և հանդիպումների ընթացքում ամեն ինչ գրեք:

Երբ սկսեցինք հեռակա աշխատել, ես խորհրդակցեցի Vox- ի և Zapier- ի մի քանի ընկերների հետ ՝ խորհուրդներ տալու համար, թե ինչպես դա ճիշտ անել: Իմ սովորած ամենակարևոր բաներից երկուսը ՝ տեսանյութը լռելյայն դնելն ու գրավոր հաղորդակցման մեջ հիանալի լինելն է:

Հեռավար կառավարման իմ ոճը կոշիկ-պարտադիր է, փաստաթղթավորմամբ պահանջվող:

Որպես մենեջեր, ձեր գործն է ապահովել այս բաները պատահել և տոնել յուրաքանչյուր հանդիպման համար: Միացրեք ձեր տեսախցիկը: Խնդրեք բոլորին նույնն անել: Դուք պետք է կարդաք մարդկանց դեմքերն ու մարմնի լեզուն, ուստի ձեզ հարկավոր են այդ տեսողական նշանները: Կազմեք ձեր օրակարգերը: Ինքներդ նախևառաջ գրառումներ կատարեք ընդհանուր փաստաթղթերում ՝ ցույց տալու համար, թե ինչպես է դա արվել, և ապա կարող եք շրջանցել պատասխանատվությունը: (Ղեկավարները միշտ պետք է մնան գրողի ռոտացիայի մեջ: Մերոնքը ծառայողական աշխատանք է: Մի արեք դա միայնակ, բայց մի ծույլացեք:)

Ժամանակի ընթացքում մենք վիդեո կանոնների վերաբերյալ մի փոքր մեղմացանք թիմի-թիմի և հանդիպում-հանդիպում հանդիպումից, բայց նոտաների սովորույթները միայն խորացել են: Հեռավոր թիմերը պետք է գրեն: Հեռավորությունը հաղթահարելու համար նրանք պետք է շատ լավ շփվեն: Նրանց պետք է որոշումների գրավոր գրառումներ ՝ մարդկանց օգնելու համար գործի անցնելը և մնալ վերևում: Փաստաթղթավորումն անհրաժեշտ է այս ամբողջ աշխատանքը կատարելու համար, և դա ներառում է հանդիպումների փաստաթղթեր:

Եթե ​​դուք առաջին անգամ եք հեռակա կարգով ղեկավարում, ձեր առաջին համակարգից որոշ փաստաթղթերի թերությունները ձեր համակարգերում և գործընթացներում են: Սկսելու համար դրանք շտկելը, պահեք փաստաթղթերի կարիքների ընդհանուր ցուցակը և սկսեք դրանք դուրս հանել որպես սպրինտ առաջադրանքներ ձեր և ձեր թիմակիցների համար:

3. Լծակներ ասինխրոն հաղորդակցություն:

Հեռակառավարվող աշխատանքը խորը վստահություն է պահանջում ձեր թիմակիցների նկատմամբ: Ձեր թիմից լավագույն արդյունքը ստանալու համար հարկավոր է ավելի քիչ հոգալ, թե երբ կամ ինչպես են նրանք աշխատում, ձեր աշխատանքային պայմանագրերից դուրս, աշխատանքային ժամանակահատվածում, հաշվետվությունների պարտականությունների սահմաններից դուրս և այլն: Եթե հիմնականում ղեկավարվում եք սավառնելով, ապա դուք կունենաք ծանր ժամանակ այս անցումով:

Ասինխրոն հաղորդակցությունը ակտիվ է: Մարդիկ տարբեր են: Առավոտյան ոմանք ավելի լավն են գործում (), մյուսները ՝ գիշերային բու: Մարդիկ նույնպես ունեն տարբեր ընտանեկան պարտականություններ և տարբեր անձնական պարտականություններ: Հեռակառավարվող աշխատանքը թույլ է տալիս ճկունություն ապահովել այս տարբերությունների համար, և դա առավելություն է ձեր ամբողջ թիմի համար:

Ընկերության համար «աշխատանքային ժամեր» ենք սահմանել, երբ ակնկալում ենք, որ մարդիկ հիմնականում առցանց կլինեն, բայց մենք խիստ ճկուն ենք այդ հարցում թիմից, թիմից և աշխատողից մինչև աշխատող: Որոշ մարդկանց պետք է ավելի շատ կառուցվածքներ, որպեսզի մնան հետամուտ: Դրա համար նույնպես կարող եք հարմարվել: Լավ գաղափար է 1-ին-1-ի ընթացքում արտադրողականությունը ստուգելու համար:

Պարզապես ձեր հիմնական Slack երկխոսությունը ստանդարտացման համար:

Ես ստեղծեցի Slackbot- ը `ստանդարտների համար, որոնք մենք ժամանակի ընթացքում հարմարվել ենք` հասկանալու հիմնական ամենօրյա ստուգման կետերը. Ի՞նչ եք այսօր անում: Որո՞նք են ձեր հաջորդ քայլերը: Դուք արգելված եք որևէ աշխատանքի վրա:

Մենք հիմա այն ուղարկում ենք օրվա վերջում և ավելացրել ենք մի քանի նոր հարցեր. Որո՞նք են այսօր ձեր հաղթանակները: Ի՞նչ ես սովորել այսօր: Ժամանակը խրախուսում է ժողովրդին վերջ տալ իրենց օրը ողջամիտ ժամին, և հարցերը խրախուսում են մեզ վերջ տալ մեր օրվան ՝ մտածելով այն մասին, թե ինչ ենք մենք հասել և ինչն է մեզ աշխուժացնում:

Եվ որոշ օրեր իսկապես ծանր են: Կարծում եմ, որ մենք այս մասին ավելի անկեղծացել ենք նաև մեր գրառումներում, ինչը լավ բան է մեր մշակույթի համար: Կարծում եմ, որ մենք միմյանցից շատ ավելին ենք սովորում: Իմ գործընկերները սովորում են խոհարարության, լեզուների, պատմության մասին, նրանք պատրաստվում են զով իրադարձություններ, դասընթացներ կազմակերպել իրերի, մարզչական գործի և մենթորության, և անում են բոլոր տեսակի բաներ, որոնք կարող են կամ չլինեն ամբողջովին կապված աշխատանքների հետ, որոնք օգնում են նրանց աճել: Նրանք ամեն օր ինձ ոգեշնչում են:

Հիմնականում խրախուսեք ավելի շատ հաղորդակցություն, քան որևէ մեկը կարծում է, որ անհրաժեշտ է: Եթե ​​դուք օգտագործում եք Slack- ի նման զրուցելու գործիք, նշումներ տեղադրեք այն մասին, թե երբ եք անցանց ռեժիմում և խրախուսում մարդկանց, որ իրենց կարգավիճակը թարմացվի և հարգի ուրիշների կարգավիճակը: Եթե ​​ինչ-որ մեկի աշխատանքային տարօրինակ ժամերը կանչեք, էլեկտրոնային փոստով պատասխանեք նրանց, թե երբ կվերադառնան: Վստահեք և կարգավորեք:

4. Նորմալացրեք AFK- ի և «ներքևի» ժամանակը:

Ասինխրոն հաղորդակցությունը կարող է նաև որոշ մարդկանց հասցնել այրման: Ոչ ոք չի կարող «միշտ լինել»: Որպես մենեջեր, դուք դրեցիք այն երանգը, թե ինչպես է ձեր թիմը հասկանում այս ամենի շուրջ մշակույթը: Ձեր սովորությունները կդառնան ձեր թիմի սովորույթները:

Ուղարկեք հաղորդագրություն և կարգավորեք ձեր կարգավիճակը, երբ ստեղնաշարից հեռու եք քայլելու կամ ձեր երեխային վերցնելու կամ ձեր ճաշը ուտելու համար: Թող մարդիկ իմանան, թե երբ եք շուտ ստորագրում, որպեսզի կարողանաք շուտ հեռանալ: Անջատեք ծանուցումները և թարմացրեք ձեր կարգավիճակը, երբ դուք պետք է անտեսեք Slack- ը մի քանի ժամ և կենտրոնանաք ձեր խնդիրների վրա: Եթե ​​ինչ-որ բան իսկապես հրատապ է, մենք բոլորս ունենք հեռախոսահամարներ մեր պրոֆիլներում: Զանգահարելը կամ հեռախոսահամարը փախուստի կափույր է, բայց իմ փորձի համաձայն ՝ հարցերի մեծ մասը կարող է սպասել մինչև վերադառնալը:

5. Engineարտարագետի որոշ բախումներ:

Ոչ ոք հեռվից աշխատելիս միջանցքում ոչ ոք չի վազում: Որքան հակահեղափոխական է թվում, ձեր թիմի համար պետք է որոշ փոխկապակցություններ մտցնեն, որոնք աշխատանքի մասին չեն: Դա կարող է սկսվել նույնքան, որքան նպատակահարմար է ծրագրել թվային «սուրճի ընդմիջումներ» կամ թիմակիցների հետ արագ բռնելը:

Անցյալ տարի մենք սկսեցինք նոր ռեժիմ, որը կոչվում է «Ինչ է եղել չորեքշաբթի օրը»: (Այժմ ես դա մի փոքր վերափոխում եմ, բայց մենք կվերցնենք այն հաջորդ շաբաթ կամ երկու-ին:) Բոլորը, ովքեր ցանկանում են միանալ, կարող են Չորեքշաբթի օրվա ավարտին կես ժամով մոտ ժամանել խոշորացման: շարունակվում էր մեր կյանքում աշխատանքից դուրս: Մենք նաև կատարում ենք աշխատակազմի հաշվետվություններ. Ի՞նչ ցուցադրություններ, գրքեր, պասկասկավառակներ և այլն:

Այս փոքրիկ պահի միջոցով մենք շատ ավելին սովորեցինք միմյանց կրքերի, անձնավորությունների և ընտանիքների մասին: Մենք մեր թիմում մի փոքր ավելի բարեկամություն ենք կերտել, և կարծում եմ, որ դա մեզ օգնել է բոլորիս տեսնել միմյանց որպես ամբողջ ժողովուրդ, այլ ոչ թե պարզապես գործընկերներ:

Մենք նաև սկսել ենք ճաշ և սովորել շարք, որոնցում ամեն ամիս, այսպես թե այնպես, մենք հրավիրում ենք մասնագետների, խորհրդականների կամ մարդկանց, ում հիանում են, որպեսզի նրանք կիսվեն իրենց աշխատանքների վերաբերյալ: Այս խոսակցությունները թույլ են տալիս մեզ հավաքականորեն հայացքն ուղղել դեպի արտաքին, ընդլայնել մեր մտածողությունը և միասին սովորել: Եվ, նրանք մեզ հիանալի գաղափարներ են տալիս `հուզվելու և գողանալու համար:

Սկսվել է զառախաղի հավաքումը: Եվ ես ծխախոտի այս հին տուփը կնճռոտ զգացի `այն վերածելու այն զառախաղ սկուտեղի, որը կարող եմ գործուղել: DND- ի մոլուցքները իսկապես արագ են դառնում:

Լավագույն սոցիալական բաներից մեկը, որ պատահեց ինձ անձամբ այս տարի, շաբաթական առցանց Dungeons and Dragons խաղի մեջ մտնելն էր, որը իմ գործընկեր Մայքլը սկսեց կազմակերպել մեր ընկերության կազմում: Մեզանից մի քանիսը խաղում են շաբաթական, այլ գործընկերներ `ներսից և ներսից, և իհարկե, խաղի միջոցով մենք ընկերներ ենք նաև ընկերությունից դուրս: Պարզվում է ՝ ամեն շաբաթ մի քանի ժամ մեծահասակ ձևացնելը շատ լավ է սրտիս ուղեղի համար: Եթե ​​դուք այնքան էլ նրբագեղ չեք, որքան մենք ենք, հաշվի առեք, որ հյուրընկալեք որոշ Pipes- ին կամ Jackbox- ին `տեսազանգի միջոցով: Կամ միասին խաղալ առցանց: Կամ գուցե ձեր անձնակազմի համար գիրք կամ ճաշ պատրաստեք ակումբ:

Ես խստիվ տիրապետում եմ «հարկադիր ընտանեկան զվարճանալուն» վերաբերող հարցի վերաբերյալ, այնպես որ այս բոլոր գործողությունները լրիվ կամայական են: Լրացուցիչ ընտրությունը պաշտպանում է այն մարդկանց, ովքեր ներկայումս իսկապես զբաղված են, ունեն այլ պարտավորություններ, կամ ովքեր պարզապես չեն ցանկանում շփվել: Դա նորմալ է. Ոչ բոլորն են միանում, և կան ներգրավվելու այլ եղանակներ:

Մենք ունենք «ջոկատային» անթափանց ալիքներ (աշխատանքի և հանգստի) ընթերցանության, խաղեր, երաժշտություն և այլն: Մենք ունենք «գողանալ» այս ալիքները `ընդգծելու համար հիանալի գործերը: Մենք կիսում ենք շատ memes և նվերներ: Մենք իրար շատ հարցեր ենք տալիս «համր» հարցերին: Մարդիկ հանդիպում են պլանավորում, երբ նրանք գտնվում են միմյանց քաղաքներում: Խրախուսեք շաղակրատությունը: Եղիր առաջինը, ով հասավ դրան: Ռիսկ նայելով համր: Ռիսկը խոցելի է:

Ես իսկապես հուսով եմ, որ ձեր թիմերը չեն ենթարկվում COVID-19- ի ազդեցությանը, բայց մի կողմ թողնելով արտակարգ իրավիճակները, ընկերությունների մեծ մասը, հատկապես լրատվամիջոցների և տեխնոլոգիական ընկերությունները, պահանջում են գոնե որոշ հեռավոր աշխատանք այս օրերին: Եթե ​​հիմա ստիպված եք հարմարվել, գուցե այս խորհուրդներից մի քանիսը կօգնեն բարելավել ձեր սովորությունները կամ գոնե այլ կերպ մտածել այն մասին, թե ինչպես է ձեր թիմը հեռակա աշխատում: Ես կցանկանայի գնահատել ձեր խորհուրդներն ու առաջարկությունները, թե ինչպես կատարելագործվել նույնպես: Ընկերություն վարելը `հեռավոր կամ այլ կերպ, ուսուցման ինտենսիվ փորձ է: Ես շատ կուզեի սովորել ձեզնից:

Rebekah Monson- ը համահիմնադիրն է և COO of WhereBy.Us- ը, մեդիա-տեխնոլոգիական նորաստեղծ ձեռնարկ, որն այժմ հավաքված է հանրությանը: Իմացեք ավելին ընկերության մասին և ինչպես ներդնել հանրապետություն.co/whereby-us- ում:

  1. Slack- ը մի քանի հիանալի փաստաթղթեր ունի, որպեսզի սկսեք բոտերով, և դրանք կարող եք անվճար հյուրընկալել Glitch- ում: